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El proceso de apostilla puede ser muy sencillo, cuando se trata de un documento oficial, por ejemplo, o presentar una serie de dificultades que requerirán mucha lectura, negociaciones internacionales y una pizca de creatividad.
El Convenio de Haia sobre la Apostilla es un tratado internacional que simplifica la legalización de documentos entre los países signatarios, eliminando la necesidad de una serie de trámites burocráticos. Brasil se adhirió al Convenio de Haia el 14 de agosto de 2016, facilitando la apostilla de documentos para uso internacional.
A continuación se indican los pasos que puede seguir una empresa brasileña para apostillar sus documentos de acuerdo con la Apostilla del Convenio de La Haya:
1 - Documentación adecuada: Asegúrese de que los documentos que desea apostillar están reconocidos por el Convenio de Haia. Por lo general, se trata de documentos públicos como partidas de nacimiento, certificados de matrimonio, diplomas, poderes notariales, contratos comerciales y declaraciones y otros documentos expedidos por autoridades públicas.
En el caso de las empresas con las que trabajamos, al exportar productos sanitarios, es habitual que los importadores soliciten la apostilla del certificado de libre venta (CLV o FSC), la autorización de funcionamiento de ANVISA (AFE) y los certificados internacionales de calidad (como ISO 9001 o ISO 13485).
Además de solicitar la apostilla, el importador de productos sanitarios puede pedir que los documentos apostillados se envíen en el idioma de su elección. Y ahí es donde pueden empezar algunas complicaciones. A continuación hablaremos de la famosa TRADUCCIÓN JURADA.
2 - Legalización notarial: Antes de proceder a la apostilla, el documento debe ser legalizado por un notario público reconocido. Este paso garantiza la autenticidad de la firma del documento.
Otra dificultad que puede surgir en este punto es cuando los documentos son bilingües o cuando, a pesar de haber sido emitido en portugués, la persona que firma el documento es extranjera y no tiene su firma registrada en ningún notario para su protocolización (el famoso RECONOCIMIENTO DE FIRMA).
Si el documento se emite electrónicamente y puede ser validado, no puede llevar ninguna firma digitalizada. O el documento está firmado digitalmente y verificado, o debe tener una firma física notarial.
3 - Organismo competente: En Brasil, la apostilla es emitida por la Notaría Pública o la Notaría de Protesta, dependiendo del estado. Asegúrese de elegir un organismo autorizado para emitir la apostilla.
4 - Rellenar el formulario: Rellene el formulario específico para la apostilla. Este formulario suele estar disponible en la página web del organismo que expide la apostilla. Incluirá información sobre el tipo de documento, la fecha de emisión, los datos del notario y otra información relevante.
5 - Pago de tasas: Pagar las tasas requeridas para emitir la apostilla. Las tasas para la emisión de la Apostilla de Haia pueden variar entre las diferentes notarías y estados brasileños, ya que la competencia para emitir la apostilla está descentralizada y las tasas son fijadas por las propias notarías. La tabla de emolumentos (tasas cobradas por los servicios notariales y registrales) puede ser definida por cada estado, lo que puede dar lugar a diferencias en los costes.
Tip: Brasilia y Paraná son mucho más baratas que São Paulo, aproximadamente 1/3 del precio.
6 - Recepción de la Apostilla: Tras la tramitación y el pago de las tasas, el organismo emisor entregará el documento apostillado. Se trata de una hoja o sello que se adherirá al documento original, dando fe de la autenticidad de la firma del notario.
7 - Verificación internacional: Antes de presentar documentos en un país extranjero, verifique que el país de destino acepta la apostilla emitida por Brasil. Cada país puede tener normas específicas para aceptar documentos apostillados.
APOSTILLA DE DOCUMENTOS EXPEDIDOS EN LENGUA EXTRANJERA
La apostilla de documentos emitidos en Brasil pero redactados en lengua extranjera puede presentar algunas dificultades para las empresas brasileñas. Es el caso de los certificados internacionales, contratos comerciales y declaraciones solicitadas por el importador, que aunque firmados por un residente brasileño, pueden haber sido redactados en una lengua distinta del portugués, o incluso bilingües.
Estos son algunos de los principales problemas que pueden surgir:
1 - Traducción jurada: Muchos países exigen que los documentos en lengua extranjera vayan acompañados de una traducción jurada a la lengua oficial del país de destino. Esto significa que la empresa tendrá que contratar a un traductor jurado para traducir el documento, lo que añade un coste adicional y posiblemente aumente el tiempo necesario para el proceso de apostilla.
Un problema que puede surgir aquí es si la traducción es aceptada en el país del importador. Hay países que sólo reconocen a sus propios traductores, en cuyo caso lo mejor sería emitir y apostillar el documento en portugués en Brasil y enviarlo a traducir al país del importador.
Tip: En la mayoría de los Estados, los notarios entienden que los documentos bilingües deben tener la parte en lengua extranjera traducida por un traductor jurado. Por lo tanto, si es posible, emita sus documentos totalmente en portugués, o busque notarios en otros estados.
2 - Reconocimiento de la firma del traductor: Algunos países pueden exigir el reconocimiento de la firma del traductor jurado, lo que puede implicar un procedimiento adicional para autenticar la traducción.
3 - Documentos específicos: Dependiendo del tipo de documento (como contratos, estatutos, etc.), puede ser necesario comprobar si el país de destino tiene requisitos específicos para este tipo de documentos. Por ejemplo, algunos países pueden exigir información adicional o formatos específicos.
4 - Normas específicas del país de destino: Cada país tiene sus propias normas y reglamentos en materia de apostilla de documentos. Es fundamental conocer los requisitos específicos del país de destino para garantizar que la apostilla sea aceptada sin problemas.
5 - Tiempo y costes adicionales: El proceso de traducción y apostillado de documentos en un idioma extranjero puede requerir más tiempo y generar costes adicionales para las empresas, lo que debe tenerse en cuenta a la hora de planificar transacciones internacionales.
6 - Comprender las leyes extranjeras: En algunos casos, puede ser necesario comprender las leyes del país de destino para garantizar que los documentos cumplen los requisitos locales. Esto puede requerir asesoramiento jurídico especializado.
7 - Validación de documentos originales: Como se ha mencionado anteriormente, algunos países pueden tener procedimientos específicos para validar documentos originales emitidos en un idioma extranjero. La empresa debe conocer estos requisitos para evitar retrasos en el proceso de apostilla.
En resumen, a la hora de apostillar documentos emitidos en Brasil pero redactados en un idioma extranjero, es fundamental investigar y seguir la normativa específica del país de destino, buscando asesoramiento profesional cuando sea necesario. La colaboración con traductores jurados y profesionales especializados en derecho o negocios internacionales puede facilitar este proceso.
Existen diferentes interpretaciones en los distintos estados brasileños sobre el procedimiento correcto para apostillar estos documentos. Este entendimiento también ha cambiado con el tiempo, lo que complica un poco las cosas, pero SC Vitola está a su disposición para ayudarle en lo que sea necesario.
Recuerde que la adhesión a la Convención de La Haya simplifica significativamente el proceso de legalización de documentos, haciéndolo más eficiente y ágil para fines internacionales. No obstante, siempre es aconsejable comprobar los requisitos específicos del país de destino para garantizar el cumplimiento de la normativa local.
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